Privacy policy/verklaring Adelbrecht Vastgoed Beheer

 

(inclusief gegevensbescherming)

Bijgewerkt & van kracht met ingang van 25 mei 2018

Door ons tijdens onze onderlinge transacties informatie of documenten te verstrekken, verklaart u ermee bekend te zijn dat uw persoonsgegevens op de hieronder beschreven wijze worden verwerkt.

 1 Wie zijn wij?

Adelbrecht Vastgoed Beheermij. B.V. is een besloten vennootschap naar Nederlands recht, gevestigd te Amsterdam, kantoor houdende te Maassluisstraat 572a, (1062 GZ) Amsterdam en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 33150440 (Adelbrecht).

Adelbrecht treedt op als vastgoedbeheerder van:

Particuliere beleggers voor het beheer/vastgoedmanagement, verzekeren, verhuur en verkoop van onroerend goed;

Verenigingen van Eigenaren voor het beheer/vastgoedmanagement van het desbetreffende onroerend goed.

2 Wiens persoonsgegevens verwerken we en in welke hoedanigheid?

Adelbrecht kan persoonsgegevens verwerken van (potentiële) huurders van woningen van de verhuurder en van hun echtgenoten, garanten en voogden/curatoren. Verder kunnen wij persoonsgegevens verwerken van (potentiële) commerciële huurders en contactpersonen van commerciële huurders. De dagelijkse omgang met de verhuurder in verband met de huur van onroerend goed van de verhuurder zal feitelijk plaatsvinden via Adelbrecht. Persoonsgegevens die in het kader van dergelijke contacten met de verhuurder worden verzameld, zullen namens de verhuurder (de verantwoordelijke voor de verwerking) door Adelbrecht als bewerker worden verwerkt.

Adelbrecht verwerkt persoonsgegevens van Vve eigenaren/leden waar Adelbrecht het beheer voor voert.

Daarnaast kan Adelbrecht ook persoonsgegevens verwerken van sollicitanten, medewerkers, leveranciers en contactpersonen van leveranciers die diensten verlenen aan Adelbrecht. Alle persoonsgegevens die in het kader van een (verwachte) dienstbetrekking bij Adelbrecht worden verzameld, zullen door Adelbrecht als verantwoordelijke worden verwerkt. Persoonsgegevens die in het kader van een zakelijke relatie met Adelbrecht of de verhuurder worden verzameld, zullen door Adelbrecht worden verwerkt als bewerker (in het geval van een zakelijke relatie met de verhuurder) of verantwoordelijke (in het geval van een zakelijke relatie met Adelbrecht), al naar gelang het geval.

In de context van deze privacyverklaring is elke verwijzing naar “wij” en/of “ons” een verwijzing naar de verhuurder en Adelbrecht als diens bewerker of naar Adelbrecht als verantwoordelijke voor de verwerking, al naar gelang het geval.

3 We weten dat uw privacy belangrijk is voor u

In deze privacyverklaring leggen we uit voor welke doeleinden we uw persoonsgegevens kunnen verwerken. Verder bevat deze privacyverklaring belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij hechten waarde aan uw recht op privacy en streven ernaar uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens en per 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie van deze privacyverklaring is beschikbaar op onze website www.Adelbrecht.nl . Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

4 Hoe verzamelen we persoonsgegevens over u?

Wij kunnen op de volgende manieren informatie over u verzamelen:

1. direct van u, bijvoorbeeld wanneer u ons informatie verstrekt met betrekking tot een huuraanvraag of wanneer u contact met ons opneemt met een verzoek of vraag over een huurobject. Deze informatie omvat de volgende informatie met betrekking tot (potentiële) huurders, echtgenoten, garanten en voogden/curatoren: naam, geslacht, leeftijd, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres, mobiel telefoonnummer, burgerlijke staat, beroep, arbeidssituatie en financiële gegevens en inkomensgegevens (zoals bankgegevens), bewijs van verzekering en voertuiggerelateerde informatie;

2. direct van u, bijvoorbeeld als u solliciteert voor een baan of een arbeidsovereenkomst aangaat met Adelbrecht. Deze informatie kan de volgende gegevens met betrekking tot sollicitanten omvatten: naam, adres, contactgegevens, curriculum vitae, referenties van vroegere werkgevers, aantekeningen bij sollicitatiegesprekken en het recht om in Nederland te werken. Deze informatie omvat de volgende informatie over werknemers: volledige naam, adres, contactgegevens, nationaliteit, burgerservicenummer (BSN), compensatie en toelagen, pensioen- of andere personeelsbeloningen, identiteitsbewijs, opleiding en getuigschriften, burgerlijke staat of gezinssituatie, noodcontact(en), bankgegevens, medisch verlof en aanverwante informatie;

3. direct van u als u onze website Adelbrecht.nl bezoekt, bijvoorbeeld informatie die u ons verstrekt door middel van contactformulieren op die website;

4. van derden, zoals aan ons verbonden ondernemingen, medehuurders, huurders van wie wij vastgoed kunnen verwerven, garanten, zakelijke partners, door u aangewezen vertegenwoordigers, kredietregistratiebedrijven of uw huidige en/of vorige verhuurders. Deze informatie kan de volgende informatie omvatten met betrekking tot (potentiële) huurders: kredietinformatie, betalingsgeschiedenis en informatie over uw gedrags(geschiedenis) tijdens vorige huurovereenkomst(en). Deze informatie kan de volgende informatie omvatten over leveranciers en contactpersonen van leveranciers: naam en contactgegevens;

5. van derden, zoals uw vorige werkgever en/of recruiters of hr-consultants aan wie u uw persoonsgegevens hebt verstrekt voor sollicitatie- en wervingsdoeleinden. Deze informatie kan de volgende gegevens met betrekking tot sollicitanten omvatten: uw naam, adres, contactgegevens, curriculum vitae en informatie over uw vorige (dienst)betrekking;

6. van derden, zoals huurmakelaars/bemiddelaars en vastgoedbeheerders die bezichtigingen van woningen kunnen organiseren, huuraanvragen kunnen verzamelen en het ondertekenen van huurovereenkomsten namens ons kunnen faciliteren, alsmede externe recruiters en hr-adviseurs die namens ons informatie kunnen verzamelen over (toekomstige) medewerkers. Deze informatie kan de hierboven vermelde informatie over sollicitanten, werknemers en (potentiële) huurders, echtgenoten, garanten en voogden/curatoren omvatten;

7. op andere wijze, bijvoorbeeld uit onze administratie met betrekking tot de huurobjecten die u bij verhuurder huurt, of hoe u de huurobjecten en/of diensten van verhuurder gebruikt, van cameratoezicht dat wij rond of in (gemeenschappelijke ruimtes van) verhuurde panden kunnen gebruiken;

8. op andere wijze, in geval van een dienstbetrekking door middel van cameratoezicht dat we gebruiken in en rond ons pand of andere (monitoring) technologieën;

9. op andere wijze, wanneer u onze website Adelbrecht.nl bezoekt door middel van cookies. Als we dergelijke cookies gebruiken, zullen we u nader informeren over de informatie die we door middel daarvan verzamelen in een apart cookiebeleid dat u kunt vinden op onze website www.Adelbrecht.nl ;

10. uit openbare informatiebronnen;

11. van autoriteiten of overheidsorganen, indien daartoe wettelijk gemachtigd.

Als u het niet prettig vindt om uw persoonsgegevens elektronisch per e-mail naar ons door te sturen, kunt u ons(ze) kanto(o)r(en) ook persoonlijk bezoeken en de vereiste persoonsgegevens op papieren formulieren indienen in een gesloten envelop gericht aan uw toegewezen huurmakelaar/bemiddelaar of administratieve vertegenwoordiger, met de vermelding ‘vertrouwelijk’, en de huidige datum en het onderwerp op de envelop vermeld.

5 Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens van (potentiële) huurders van woningen en commerciële huurders, echtgenoten, andere bewoners, garanten en voogden/curatoren voor de volgende doeleinden:

  • het beoordelen van uw geschiktheid voor het huren van onroerend goed, met inbegrip van onafhankelijke achtergrondonderzoeken en kredietwaardigheidscontroles;

  • het plannen van een woningbezichtiging;

  • het beantwoorden van vragen;

  • het opstellen van een huurovereenkomst;

  • in verband met de huurovereenkomst of een andere overeenkomst;

  • het beheren van niet-geliberaliseerde appartementen, huurprijzen en huurgegevens;

  • het terugbetalen van waarborgsommen;

  • het verzekeren van de betaling van huursommen;

  • het innen van schulden;

  • het regelen van het onderhoud of herstel van het verhuurde goed;

  • het bevestigen van de betaling van alle energierekeningen;

  • het faciliteren van het aanmaken, overstappen of afsluiten van accounts voor nutsvoorzieningen zoals gas en water en leveranciers daarvan;

  • het beschermen van de activa, onderneming, onroerend goed en bewoners van dat onroerend goed van de beheerder Adelbrecht of de verhuurder;

  • in het kader van een voorgenomen zakelijke transactie, zoals een overdracht van activa of aandelen of een fusie (bijvoorbeeld door de persoonsgegevens ter beschikking te stellen aan adviseurs of (potentiële) kopers);

  • voor bedrijfsplanningsdoeleinden, bijvoorbeeld om onze diensten en faciliteiten aan te passen aan de bewoners van een specifiek onroerend goed;

  • voor interne controle;

  • voor bedrijfscontinuïteit;

  • voor marketingdoeleinden;

  • het nakomen van wettelijke verplichtingen;

    Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken (of aan derden opdragen deze te gebruiken) om demografische gegevens met betrekking tot de huurobjecten van de verhuurder te creëren, zoals de huursom, het aantal huurders in het verhuurde goed, netto/bruto inkomen, leeftijd of leeftijdscategorie en beroep van de huurder(s) om onze klanten beter te begrijpen, onze diensten te verbeteren en zakelijke beslissingen te nemen.

    De voor deze verwerkingen gehanteerde juridische gronden zijn (a) om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst b) naleving van een wettelijke verplichting (c) toestemming (voor marketingdoeleinden) en (d) het rechtmatige belang van de verhuurder als (potentiële) verhuurder, zoals het belang van de verhuurder om zijn bedrijf en huurobjecten te beschermen en te ontwikkelen, bijvoorbeeld door het beoordelen van de geschiktheid van personen die de objecten van de verhuurder willen huren.

    Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens van Vve eigenaren/leden voor de volgende doeleinden:

  • het registeren in het ledenregister;

  • ten behoeve van het uitnodigen voor ledenvergaderingen, facturatie, aanmanen, overige correspondentie aangaande de vereniging van eigenaren en ten behoeve van het bestuur;

  • het plannen van een bezichtiging appartementsrecht;
  • het beantwoorden van vragen;

  • opnemen van persoonsgegevens in de jaarcijfers en begroting van de vereniging van eigenaren;

  • het innen en uitbetalen van bedragen die betrekking hebben op de vereniging van eigenaren, waaronder vve bijdragen en servicekosten;

  • het faciliteren van het aanmaken, overstappen of afsluiten van accounts voor nutsvoorzieningen zoals gas en water en leveranciers daarvan;

  • het regelen van onderhoud of herstel ten behoeve van het complex van de vereniging van eigenaren;

  • het informeren van derden indien dit wettelijk noodzakelijk is, bij een transactie en bij de inning van schulden;

  • het naleven van wettelijke verplichtingen

Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens van sollicitanten en medewerkers voor de volgende doeleinden:

  • het beoordelen van sollicitanten en het nemen van wervingsbeslissingen;

  • het aangaan van arbeidsovereenkomsten of andere daarmee verband houdende overeenkomsten;

  • het beheren van de arbeidsverhouding, zoals het onderhouden en in stand houden van een personeels-, loon- en salarisadministratie (met inbegrip van de ziekteverlofadministratie), het bepalen en uitbetalen van salarissen en andere beloningen, het uitvoeren van pensioen, het regelen van verzekeringen, het begeleiden van en helpen bij uw re-integratie na ziekte of ongevallen, het inhouden en aan de bevoegde belastingdienst uitbetalen van vereiste (loon)belastingen, het nemen van selectiebeslissingen (zoals promotie of het in aanmerking komen voor bonussen of andere beloningen), het optimaliseren van uw werkactiviteiten en ook in het kader van een beëindiging van uw dienstverband;

  • het opnemen van contact met personen die door de werknemers aan ons worden gemeld in geval van een noodsituatie waarbij de werknemer betrokken is of in geval van het niet kunnen lokaliseren of contacteren van (abnormaal of langdurig) afwezige werknemers;

  • in het kader van werknemersbetrokkenheid en -erkenning en het vieren van verjaardagen van werknemers;

  • het beschermen van ons bedrijf (en onze bedrijfsbelangen), onze huurobjecten en onze medewerkers, maar ook belangen van derden, bijvoorbeeld door middel van toegangscontroles en -beperkingen, het gebruik van waarschuwingen over gegevensbeveiliging, het gebruik van cameratoezicht, of door het (willekeurig of op individuele basis) monitoren, onderscheppen, opvangen, beoordelen, inspecteren en vastleggen van e-mail- en internetgebruik en het initiëren van audits en onderzoeken;

  • het verbeteren van onze diensten en de kwaliteit daarvan;

  • in het kader van een (potentiële) zakelijke transactie , zoals de verkoop van (delen van) van activa of aandelen of een fusie, bijvoorbeeld door uw persoonsgegevens ter beschikking te stellen van adviseurs of (potentiële) kopers;

  • geschillenbeslechting;

  • het in staat stellen van betrouwbare externe partners om te valideren of werknemers in aanmerking komen voor vrijwillige bedrijfskortingen op lidmaatschappen en andere extra’s;

  • de naleving van wettelijke verplichtingen.

    Tijdens het dienstverband kan Adelbrecht uw persoonsgegevens gebruiken (of een derde partij opdragen deze te gebruiken) om demografische gegevens over het personeel dat in dienst is te creëren voor het nemen van bedrijfsbeslissingen over (onder andere) pensioenregelingen en het analyseren van hr-meeteenheden.

    De voor deze verwerkingen gehanteerde juridische gronden zijn (a) om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst b) naleving van een wettelijke verplichting (c) toestemming (indien van toepassing) en (d) het rechtmatige belang van Adelbrecht als (potentiële) werkgever en om te voldoen aan verplichtingen uit hoofde van onze overeenkomsten met de verhuurder (bijvoorbeeld het waarborgen van de veiligheid van persoonsgegevens en vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie).

    Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens van leveranciers en contactpersonen van leveranciers voor de volgende doeleinden:

  • in combinatie met een offerteaanvraag of aanbesteding;

  • voor het nemen van beslissingen over de keuze voor u als leverancier;

  • voor analyse van de risico’s van leveranciers en lopend beheer;

  • voor het inwerken in onze systemen;

  • voor het toezicht op de naleving van de voorwaarden van de overeenkomst en het beheer van de relatie;

  • voor het beheer van de betaling van facturen;

  • voor gezondheid en veiligheid, beveiliging of andere zorgvuldigheidseisen;

  • om geschillen te behandelen.

    De voor deze verwerkingen gehanteerde juridische gronden zijn (a) om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst b) naleving van een wettelijke verplichting c) toestemming (indien van toepassing) en d) het rechtmatige belang van Adelbrecht om haar bedrijf te beschermen en te ontwikkelen, bijvoorbeeld door de geschiktheid van leveranciers te beoordelen.

    6 Met wie delen we uw persoonsgegevens?

    In het kader van de hierboven vermelde doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden, zoals vertrouwde adviseurs, beheerders, dienstverleners (zoals software- en applicatieaanbieders en consultants, onderhoudsbedrijven, externe makelaars/bemiddelaars en incassobureaus) en bevoegde autoriteiten en/of overheidsinstanties.

    Bij verhuur en vve beheer kunnen we worden verplicht om het aanmaken, overstappen of afsluiten van accounts voor nutsvoorzieningen zoals gas en water en leveranciers daarvan te faciliteren. Dit kan inhouden dat we uw persoonsgegevens en andere gegevens openbaar moeten maken aan en dat we relevante formulieren moeten toesturen aan deze leveranciers.

    In het kader van sollicitaties en het aangaan van dienstverbanden kan Adelbrecht de vereiste persoonsgegevens delen met accountant, (tussenpersoon) verzekeraars, gecontracteerde hr-consultants, recruiters, payroll providers, pensioen- en uitkeringsverstrekkers, beheerders en bevoegde autoriteiten.

    7 Hoe lang zullen wij uw persoonsgegevens bewaren?

    Uw persoonsgegevens worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en verwerkt (zoals beschreven in hoofdstuk 5 hierboven) en in overeenstemming met ons beleid en overzicht voor het bewaren van gegevens.

    Zo zal bijvoorbeeld een huuraanvraag van een kandidaat-huurder (veilig) worden vernietigd als de aanvraag wordt afgewezen, tenzij we een redelijke grond hebben om die informatie langer te bewaren, bijvoorbeeld in het geval dat er een geschil ontstaat over de afwijzing van uw aanvraag. Verder zal informatie van een sollicitant die niet wordt aangenomen door Adelbrecht kort na het einde van de sollicitatieprocedure vernietigd worden, tenzij wij redelijke gronden hebben om die informatie langer te bewaren, bijvoorbeeld als u ons verzoekt contact met u op te nemen in het geval van een andere vacature in de toekomst.

    8 Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

    We zullen de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen nemen om een veiligheidsniveau te waarborgen dat past bij de specifieke risico’s die we hebben geïdentificeerd. Wij beschermen uw persoonsgegevens tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.

    Verder proberen we ervoor te zorgen dat we uw persoonsgegevens accuraat en up-to-date houden. U bent hier echter verantwoordelijk voor en wij verzoeken u vriendelijk om ons op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een wijziging van uw contactgegevens).

    9 Wat zijn uw rechten?

    Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om uw door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien, te wissen en te corrigeren en om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of deze te beperken. Bovendien hebt u in sommige situaties het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en uw persoonsgegevens door te sturen naar een andere organisatie. Tot slot hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

    Hebt u nog vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens door Adelbrecht en/of de verhuurder (met name over internationale doorgifte van uw persoonsgegevens) of wenst u uw rechten uit te oefenen of zich uit te schrijven voor elektronische (marketing)communicatie, neem dan contact op met onze Privacy Officer te Maassluisstraat 572a, 1062 GZ te Amsterdam, Nederland of per e-mail: gegevens@Adelbrecht.nl .

    Als u niet tevreden bent met het antwoord van onze Privacy Officer, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens